Il richiamo delle email è utile perché può impedire al destinatario di vedere un’email sbagliata fin dall’inizio, ad esempio spesso ci si dimentica di allegare documenti pur indicandoli nel corpo dell’email. Segui i passaggi seguenti se vuoi richiamare un’email su Outlook.
Nota bene: questi suggerimenti non funzioneranno se usi la versione web di Outlook; valgono solo per il programma desktop. E funzionano solo se tu e il destinatario utilizzate un account Microsoft Exchange nella stessa organizzazione o entrambi avete Microsoft 365.
Come richiamare le email su Outlook: Passo 1: Vai nella cartella “Posta inviata” e cerca l’email che vuoi richiamare: dovrebbe essere in cima alla lista. Assicurati di fare doppio clic su questa email per aprirla completamente prima di passare al passo successivo.
Passo 2: Fai clic sulla scheda “Messaggio” sulla barra degli strumenti per attivarla. Quindi, vai alla sezione “Sposta” e fai clic sul pulsante “Altre azioni di spostamento” contrassegnato con una lettera e una busta, come mostrato di seguito.
Passo 3: Fai clic sull’opzione “Richiama questo messaggio” nel menu a discesa.
Passo 4: Compare una finestra pop-up sullo schermo. Qui hai due opzioni: “Elimina copie non lette di questo messaggio” o “Elimina copie non lette e sostituiscile con un nuovo messaggio”. Vedrai anche un’opzione per farti avvisare da Outlook se il processo ha avuto successo o meno.
Seleziona le opzioni e fai clic sul pulsante “OK” per continuare.
Passo 5: Se hai eliminato il messaggio, congratulazioni! Se vuoi sostituirlo, procedi con il passo 5.
Passo 6: Se scegli di creare un sostituto, Outlook aprirà una seconda schermata in modo che tu possa rivedere il messaggio. Mentre componi la tua nuova email, Outlook richiamerà la tua vecchia email e mostrerà una notifica (se hai selezionato quell’opzione). Basta fare clic su “Invia” quando hai finito con il messaggio rivisto.
Nota: se invii un messaggio di richiamo, questo non fa scomparire esattamente la vecchia email. Per far sparire l’originale, il destinatario potrebbe dover prima aprire il messaggio di richiamo. Questo è il motivo per cui dovresti scrivere “URGENTE” o qualcosa del genere nel titolo del messaggio di richiamo, così che venga aperto prima della prima email offensiva. Microsoft afferma anche che, in alcuni casi, il destinatario potrebbe ricevere una notifica quando i messaggi richiamati vengono eliminati dalla posta in arrivo. Quindi tieni presente che anche quando richiami un messaggio di posta elettronica, il destinatario può ancora scoprire che gli hai inviato un messaggio sgradevole o offensivo, anche se non può vederlo.
Perché il richiamo delle email non funziona sempre: Iniziare il processo di richiamo non significa che funzionerà come previsto. Con le velocità di Internet di oggi (a meno che tu non viva in una zona senza copertura), quell’email sbagliata probabilmente è già nella posta in arrivo di qualcuno, creando una serie di problemi. Ecco i fattori che possono annullare il tuo richiamo, o almeno rendere il processo più complicato.
Messaggi aperti: se il destinatario apre la tua email, non puoi richiamarla. Il destinatario potrà comunque ottenere e leggere il secondo messaggio di richiamo, ma l’originale rimarrà nella posta in arrivo di Outlook. Questo è uno dei motivi per cui dovresti agire rapidamente.
Reindirizzamenti verso altre cartelle: se il tuo primo messaggio ha attivato un filtro e Outlook lo ha reindirizzato in una cartella specifica, il richiamo fallirà. L’opzione di richiamo riguarda solo le email che rimangono nella posta in arrivo. Se il primo messaggio è altrove, non sparirà.
Cartelle pubbliche: se qualcuno legge la tua prima email in agguato in una cartella pubblica, il richiamo non funziona. Non importa se il destinatario o l’account di accesso ha contrassegnato l’email come letta, è comunque troppo tardi.
Altri client di posta elettronica: la funzione di richiamo funziona solo con Outlook. Se invii un’email a qualcuno che usa Gmail, il richiamo non funzionerà.
App per dispositivi mobili: se utilizzi le impostazioni di Exchange ActiveSync per Outlook su dispositivi mobili, l’opzione di richiamo potrebbe non funzionare. Questo succede perché il sistema gestisce diverse versioni di Outlook durante la sincronizzazione e potrebbe non completare il processo, specialmente se il dispositivo mobile non è online.
Ci sono molte insidie in questa piccola funzionalità, certo. Se il richiamo non funziona, ecco due idee per migliorare la situazione:
Soluzione 1: scrivi delle scuse. Oltre a controllare due volte le email prima di inviarle, questa è la soluzione più semplice al problema. Se hai inviato per errore un’email alla persona sbagliata e non è stata troppo pesante, risparmia tempo e invia una breve nota di scuse. Questo funziona per la maggior parte delle persone e puoi smettere di preoccuparti.
Soluzione 2: ritarda le email. Se hai problemi a gestire le email o invii spesso informazioni sensibili, potresti voler ritardare l’invio delle email. Puoi farlo per tutte le email su Outlook seguendo questi passaggi:
Passo 1: Clicca su “File” nell’angolo in alto a sinistra.
Passo 2: Scorri verso il basso e seleziona “Gestisci regole e avvisi” nella pagina successiva.
Passo 3: Compare la finestra pop-up “Regole e avvisi” sullo schermo. Clicca sull’opzione “Nuova regola”.
Passo 4: In una seconda finestra pop-up, seleziona “Applica regola sui messaggi che invio” elencato in “Inizia da una regola vuota”. Clicca su “Avanti” per continuare.
Passo 5: Ignora tutto nell’elenco delle condizioni e clicca su “Avanti”. Poi, clicca su “Sì” in un piccolo popup di conferma.
Passo 6: Seleziona l’opzione “Rinvia consegna di un numero di minuti”. Clicca sul link “A numero di” e appare un popup che ti chiede la durata. Inserisci il numero – il massimo è 120 minuti – e clicca su “OK”. Clicca su “Avanti” per continuare.
Passo 7: Seleziona le eccezioni, se necessario, e clicca su “Avanti” per continuare.
Passo 8: Assegna un nome alla regola e, se c’è una casella di controllo “Attiva questa regola”, selezionala e clicca su “Fine”.
Se l’intero processo ti ha creato problemi su Outlook, puoi sempre utilizzare un indirizzo email usa e getta, abbiamo già spiegato come aprire una casella email temporanea e anonima.
